Kê khai bảo hiểm xã hội từng là công việc “đi lại nhiều nhất” của bộ phận nhân sự: nộp hồ sơ giấy, chờ tiếp nhận, bổ sung, nộp lại. Kê khai điện tử đã thay đổi điều đó — toàn bộ giao dịch thực hiện online với cơ quan BHXH, có xác nhận điện tử từng bước. Nhưng làm đúng ngay từ đầu vẫn cần hiểu quy trình.

Những hồ sơ nào kê khai điện tử được?

Hầu hết nghiệp vụ BHXH thường xuyên của doanh nghiệp:

  • Báo tăng lao động — nhân viên mới, quay lại làm việc.
  • Báo giảm lao động — nghỉ việc, nghỉ không lương, nghỉ thai sản.
  • Điều chỉnh mức đóng — thay đổi lương làm căn cứ đóng BHXH.
  • Giải quyết chế độ — ốm đau, thai sản, dưỡng sức.
  • Cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT — do mất, sai thông tin.

Điều kiện cần có

  1. Chữ ký số của doanh nghiệp còn hiệu lực.
  2. Tài khoản giao dịch BHXH điện tử đã đăng ký với cơ quan BHXH.
  3. Phần mềm kê khai kết nối với cổng tiếp nhận của BHXH Việt Nam (qua tổ chức I-VAN hoặc cổng trực tiếp).

Quy trình 5 bước chuẩn

  1. Lập hồ sơ — chọn loại nghiệp vụ (báo tăng/giảm…), phần mềm tự điền thông tin đơn vị và người lao động từ hồ sơ nhân sự có sẵn.
  2. Kiểm tra dữ liệu — đối chiếu mã số BHXH, số CCCD, mức lương đóng của từng lao động.
  3. Ký số và nộp — ký bằng chữ ký số doanh nghiệp, hồ sơ gửi thẳng đến cơ quan BHXH.
  4. Theo dõi trạng thái — hồ sơ có mã tiếp nhận; trạng thái cập nhật theo từng bước xử lý (tiếp nhận → đang xử lý → đã giải quyết / trả về).
  5. Nhận kết quả — kết quả trả về dạng điện tử; nếu bị trả về sẽ kèm lý do để bổ sung và nộp lại.

Các lỗi khiến hồ sơ bị trả về nhiều nhất

  • Sai lệch thông tin định danh: họ tên, ngày sinh, số CCCD không khớp với dữ liệu cơ quan BHXH đang quản lý — thường do nhập tay.
  • Sai mức lương đóng: quên cập nhật khi tăng lương, hoặc mức đóng thấp hơn lương tối thiểu vùng.
  • Báo tăng/giảm trễ hạn: phát sinh từ tháng trước nhưng tháng sau mới kê khai — có thể bị truy thu, tính lãi.
  • Trùng hoặc sót lao động: danh sách trên hồ sơ không khớp với thực tế sử dụng lao động.

Điểm chung của các lỗi này: chúng gần như biến mất khi dữ liệu kê khai lấy thẳng từ hồ sơ nhân sự và bảng lương, thay vì gõ lại vào phần mềm kê khai riêng.

Kê khai BHXH trên nền tảng JDX

Phân hệ BHXH điện tử của JDX dùng chung dữ liệu với phân hệ Nhân sự – Tiền lương: báo tăng tự lập khi nhân viên mới được khai báo, mức đóng tự cập nhật theo bảng lương, hồ sơ ký số và nộp ngay trên hệ thống. Nhân sự không còn giữ hai bộ dữ liệu — và hồ sơ không còn bị trả về vì sai lệch thông tin. Đăng ký tư vấn miễn phí để được hướng dẫn thiết lập theo đúng hiện trạng doanh nghiệp bạn.