Mục đích
Hồ sơ khách hàng là dữ liệu dùng chung toàn hệ thống: đơn bán hàng, công nợ kế toán và hóa đơn điện tử đều tham chiếu về cùng một hồ sơ. Tạo đúng và đủ thông tin ngay từ đầu giúp mọi chứng từ sau này tự điền chính xác.
Đường dẫn
CRM › Khách hàng › Danh sách khách hàng
Các bước thực hiện
- Nhấn + Tạo tại danh sách khách hàng.
- Chọn loại: Tổ chức (doanh nghiệp) hoặc Cá nhân.
- Với khách tổ chức, nhập mã số thuế rồi nhấn nút tra cứu — hệ thống tự điền tên công ty và địa chỉ đăng ký từ dữ liệu Tổng cục Thuế, đảm bảo khớp thông tin khi xuất hóa đơn sau này.
- Bổ sung thông tin làm việc:
- Người liên hệ: họ tên, chức vụ, điện thoại, email.
- Email nhận hóa đơn — nếu khác email liên hệ.
- Nhóm khách hàng (bán buôn/bán lẻ/đại lý…) — dùng cho chính sách giá và báo cáo.
- Nhân viên phụ trách — quyết định ai thấy và chăm sóc khách này.
- (Ảnh màn hình hồ sơ khách hàng sẽ được bổ sung)
- Nhấn Lưu. Mã khách hàng được sinh tự động theo quy tắc thiết lập tại CRM › Thiết lập › Quy tắc đánh mã.
Kiểm tra kết quả
- Mở Bán hàng › Tạo đơn hàng, gõ tên khách vừa tạo — hồ sơ xuất hiện trong danh sách chọn với đầy đủ thông tin.
Lưu ý
- Trước khi tạo mới, dùng ô tìm kiếm kiểm tra khách đã tồn tại chưa (theo MST hoặc số điện thoại) — hồ sơ trùng sẽ làm công nợ bị tách đôi, rất khó gộp về sau.
- Khách hàng đã phát sinh chứng từ thì không xóa được, chỉ có thể Ngừng theo dõi.
Câu hỏi liên quan
- Nhập hàng loạt khách hàng từ Excel? — dùng CRM › Khách hàng › Nhập từ Excel, tải file mẫu, điền dữ liệu rồi tải lên.
- Phân biệt khách hàng và nhà cung cấp? — một đối tác có thể vừa là khách vừa là nhà cung cấp: tích cả hai ô ở mục Vai trò trong hồ sơ.