Mục đích

Phát hành hóa đơn điện tử cho hàng hóa, dịch vụ đã bán — hóa đơn được ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã và gửi cho người mua, đồng thời tự động hạch toán doanh thu vào phân hệ Kế toán.

Điều kiện trước khi thực hiện

  • Doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và được chấp thuận.
  • Chứng thư số còn hiệu lực đã được cài đặt tại Hóa đơn điện tử › Thiết lập › Chữ ký số.
  • Đã khai báo ký hiệu hóa đơn theo chuẩn Thông tư 78 (ví dụ 1C26TAA).

Đường dẫn

Hóa đơn điện tử › Hóa đơn bán ra › Lập hóa đơn

Các bước thực hiện

  1. Nhấn + Lập hóa đơn. Nếu đã có đơn bán hàng, chọn Lập từ đơn hàng để hệ thống tự điền toàn bộ thông tin.
  2. Kiểm tra thông tin người mua: tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn. Nhập MST rồi nhấn biểu tượng tra cứu — hệ thống tự lấy thông tin từ Tổng cục Thuế.
  3. Nhập chi tiết hàng hóa/dịch vụ: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất GTGT từng dòng.
  4. Kiểm tra tổng tiền, tiền thuế — hệ thống tự tính, đối chiếu với chứng từ gốc trước khi phát hành.
  5. (Ảnh màn hình lập hóa đơn sẽ được bổ sung)
  6. Nhấn Phát hành: hệ thống ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã và trả về hóa đơn hoàn chỉnh — thường trong vài giây.
  7. Hóa đơn tự động gửi tới email người mua. Có thể nhấn Gửi lại hoặc Tải PDF/XML bất cứ lúc nào.

Kiểm tra kết quả

  • Hóa đơn hiển thị trạng thái Đã cấp mã kèm mã của cơ quan thuế.
  • Bút toán doanh thu và thuế GTGT đầu ra đã sinh tự động tại Kế toán › Sổ cái (kiểm tra theo số hóa đơn).

Lưu ý

  • Thời điểm lập hóa đơn phải đúng quy định: bán hàng là lúc chuyển giao hàng hóa, dịch vụ là lúc hoàn thành cung cấp — không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
  • Hóa đơn đã cấp mã không xóa được. Nếu phát hiện sai sót, dùng chức năng Điều chỉnh hoặc Thay thế (xem bài “Xử lý hóa đơn sai sót”).
  • Nếu phát hành thất bại do lỗi kết nối, hóa đơn ở trạng thái Chờ cấp mã — hệ thống tự thử lại, không lập hóa đơn mới trùng nội dung.

Câu hỏi liên quan

  • Người mua không có MST (khách lẻ)? — bỏ trống MST, nhập tên và địa chỉ người mua; các trường khác giữ nguyên.
  • Phát hành hàng loạt nhiều hóa đơn? — tại danh sách đơn hàng, tích chọn nhiều đơn rồi nhấn Phát hành hóa đơn hàng loạt.