Mục đích
Hóa đơn điện tử đã được cấp mã thì không xóa được. Khi phát hiện sai sót, phải xử lý theo đúng quy trình của Nghị định 123/2020/NĐ-CP — chọn sai phương án có thể dẫn tới bị xử phạt khi thanh tra. Bài này giúp bạn chọn đúng và thao tác trên JDX.
Chọn phương án nào?
| Tình huống | Phương án |
|---|---|
| Sai tên, địa chỉ người mua — nhưng đúng MST, các nội dung khác đúng | Chỉ cần thông báo sai sót gửi cơ quan thuế, không lập hóa đơn mới |
| Sai MST, sai tiền, sai thuế suất, sai hàng hóa | Điều chỉnh hoặc Thay thế (thống nhất với người mua chọn một trong hai) |
| Hóa đơn lập trùng, nghiệp vụ không phát sinh | Hủy hóa đơn kèm thông báo sai sót |
Điều chỉnh giữ hóa đơn gốc và lập thêm hóa đơn ghi phần chênh lệch (tăng hoặc giảm). Thay thế lập hóa đơn mới thay toàn bộ hóa đơn cũ. Cả hai đều phải ghi rõ tham chiếu đến hóa đơn gốc.
Đường dẫn
Hóa đơn điện tử › Hóa đơn bán ra — mở hóa đơn cần xử lý, chọn Xử lý sai sót.
Các bước thực hiện (phương án Thay thế)
- Mở hóa đơn sai, nhấn Xử lý sai sót › Lập hóa đơn thay thế.
- Hệ thống tạo hóa đơn mới với đầy đủ nội dung của hóa đơn gốc và dòng ghi chú tham chiếu “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu… số… ngày…” — tự động, không cần gõ tay.
- Sửa lại các nội dung bị sai.
- Nhấn Phát hành — hóa đơn thay thế được ký số và cấp mã như thông thường.
- Hệ thống tự lập Thông báo hóa đơn sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) gửi cơ quan thuế; kiểm tra và nhấn Gửi.
- (Ảnh màn hình xử lý sai sót sẽ được bổ sung)
Với phương án Điều chỉnh, thao tác tương tự nhưng ở bước 3 chỉ nhập phần chênh lệch (số dương nếu điều chỉnh tăng, số âm nếu giảm).
Kiểm tra kết quả
- Hóa đơn gốc chuyển trạng thái Bị thay thế (hoặc Bị điều chỉnh), có link đến hóa đơn mới.
- Bút toán kế toán được điều chỉnh tự động khớp với hóa đơn sau xử lý.
Lưu ý
- Thống nhất với người mua bằng văn bản về phương án xử lý trước khi lập (email xác nhận là đủ) — lưu kèm hóa đơn.
- Không lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã bị thay thế — mọi lần xử lý tiếp theo thực hiện trên hóa đơn mới nhất.
Câu hỏi liên quan
- Hóa đơn sai nhưng chưa gửi người mua, chưa kê khai thuế? — vẫn xử lý theo quy trình trên; trạng thái kê khai không thay đổi bản chất sai sót.
- Người mua không đồng ý phương án? — quy định cho phép hai bên thỏa thuận; nếu không thỏa thuận được, tham khảo cơ quan thuế quản lý trực tiếp.